Eine Konferenz, ein Geschäftstreffen, ein Workshop, eine interne Feier für die Mitarbeiter: Wie organisiert man eine Firmenveranstaltung? Jeder Anlass erfordert eine sorgfältige Planung und ein präzises Programm, damit die Veranstaltung ein Erfolg wird. Hier sind einige Tipps, die Ihre Firmenveranstaltung perfekt machen.
Organisation eines Firmenevents: Wo soll man anfangen?
Der erste Schritt bei der Organisation eines Firmenevents ist die Planung. Je nach Größe der Veranstaltung muss der Zeitbedarf für alle Phasen der Organisation berechnet werden; in einigen Fällen muss man mehrere Monate im Voraus mit den Arbeiten beginnen, in anderen, z. B. bei internationalen Kongressen, sogar ein Jahr im Voraus.
In jedem Fall ist für jeden Anlass zunächst eine sorgfältige Analyse der Art der Veranstaltung erforderlich, denn jede Veranstaltung unterscheidet sich von den anderen und hat daher unterschiedliche Merkmale und Bedürfnisse.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Punkte, die Sie in der Anfangsphase der Organisation einer Unternehmensveranstaltung berücksichtigen sollten.
Zielsetzung des Firmenevents
Die erste Frage, die Sie sich stellen müssen, ist: Was ist der Zweck der Unternehmensveranstaltung? Dieser erste Schritt ist von grundlegender Bedeutung, da er die gesamte spätere Organisation und Werbestrategie bestimmen wird. Das könnte sein:
- eine Konferenz/Kongress
- eine interne Partei
- ein Lehrgang
- ein Jahrestag
- die Eröffnung oder Einweihung eines neuen Büros
- ein neues Projekt
- eine Wohltätigkeitsorganisation oder eine soziale Initiative
Jeder Anlass erfordert dann bestimmte organisatorische und marketingbezogene Entscheidungen, die zu Beginn getroffen werden müssen.
Zielpublikum
Jede Unternehmensveranstaltung hat ihr eigenes Zielpublikum: das können die Mitarbeiter selbst, Kunden, Partner oder auch eine breitere Öffentlichkeit sein.
Die Identifizierung der Zielgruppe ist ebenfalls wichtig, da sie es Ihnen ermöglicht, die beste Werbemethode zu wählen, um die Gäste bestmöglich einzubeziehen.
Verfügbares Budget für die Veranstaltung
Um zu verstehen, wie man ein Firmenevent organisiert, muss man zunächst das zur Verfügung stehende Budget abschätzen: Die Anzahl der Gäste, die Art des Veranstaltungsortes, das Catering oder die Auswahl der Redner hängen von den verfügbaren Ressourcen und den Anforderungen der Veranstaltung selbst ab.
Organisation des Teams
Für die Organisation einer Unternehmensveranstaltung benötigen Sie mehrere Personen, von denen jede eine bestimmte Aufgabe hat. Große Unternehmen stützen sich bei der Werbung in der Regel auf die Marketingabteilung, in der sich die Kollegen die organisatorischen Aufgaben teilen.
Wenn Sie nicht über diese Fachleute als interne Mitarbeiter verfügen, ist es am besten, auf externe Fachleute oder auf Eventmanagement spezialisierte Agenturen zurückzugreifen, um sicherzustellen, dass die Organisation des Firmenevents wirklich einwandfrei ist.
Organisation eines Firmenevents: Wie wähle ich den Tag und den Veranstaltungsort?
Die zweite Phase der Organisation eines Firmenevents besteht darin, bestimmte Entscheidungen zu treffen, die dann alle folgenden Phasen bestimmen.
Das Datum der Veranstaltung
Wenn es sich um eine Party zu einem bestimmten Anlass handelt, steht das Datum bereits fest: In diesem Fall genügt es, die Zeit zu berechnen und mit der Planung weit im Voraus zu beginnen.
In allen anderen Fällen sollte jedoch wie folgt vorgegangen werden:
- Zunächst müssen Sie den besten Zeitraum ermitteln, wobei Sie versuchen sollten, die Zeiträume zu vermeiden, die in der Nähe von Ferien und Feiertagen liegen, da die Gefahr besteht, dass Sie nur wenige Gäste bekommen.
- In diesem Fall müssen zwei Faktoren berücksichtigt werden: die Bedürfnisse des Unternehmens und die Verfügbarkeit von Gästen oder Rednern.
Im letzteren Fall ist es ratsam, sich zunächst mit den direkt Betroffenen in Verbindung zu setzen, um sich ein Bild von den möglichen Terminen zu machen.
Anmietung eines Veranstaltungsortes für die Veranstaltung
Jede Firmenveranstaltung erfordert eine bestimmte Art von Veranstaltungsort: Wenn das Unternehmen über interne Räume verfügt, können Sie diese sicherlich für Firmenfeiern nutzen. Sofern Sie nicht über einen geeigneten Raum im Unternehmen verfügen, sollten Sie bei geschäftlichen Besprechungen, Konferenzen oder Treffen mit Partnern und Kunden jedoch immer einen Ort wählen, der leicht zu erreichen ist (z. B. in der Nähe des Bahnhofs für diejenigen, die von außerhalb kommen) und an die Durchführung dieser Art von Veranstaltungen gewöhnt ist, wie z. B. ein Hotel oder ein Konferenzraum, der gemietet werden kann.
Die Auswahl der Verpflegung
Für jede Art von Unternehmensveranstaltung ist es notwendig, ein Catering anzubieten.
Auch wenn es sich nicht um eine Party, sondern um eine Konferenz oder eine halbtägige Fortbildung handelt, ist es für eine perfekte Veranstaltung immer notwendig, einen Moment des Innehaltens und der Geselligkeit für Ihre Gäste einzuplanen, wie zum Beispiel Erfrischungen, einen Brunch oder einen Aperitif, je nach Programm.
Wichtig ist, dass man sich an spezialisierte Unternehmen wendet, vorher einige Gerichte probiert, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, und dass man immer eine Auswahl anbietet, die allen schmeckt oder besonderen Bedürfnissen gerecht wird: zum Beispiel sollte man immer einige vegane und glutenfreie Gerichte auf der Speisekarte haben.
Wie promoten Sie Ihr Firmenevent?
Der dritte und letzte Schritt ist genauso wichtig wie die ersten beiden, wenn nicht sogar noch wichtiger. Damit ein Firmenevent erfolgreich ist, muss es auf unterschiedliche Weise beworben werden, wobei die Art der Veranstaltung und die Gäste stets zu berücksichtigen sind.
Unabhängig davon, ob Sie eine Agentur mit der Planung von Veranstaltungen beauftragen oder die Veranstaltung selbst organisieren, müssen Sie bei der Werbung für eine Unternehmensveranstaltung überlegen, welche Mittel und Methoden für den jeweiligen Anlass am effektivsten sind.
Eine formelle Einladung schreiben
Wenn Sie eine Einladung zu einer Firmenveranstaltung verfassen, sprechen Sie im Namen Ihres Unternehmens und vertreten es und seine obersten Führungskräfte, was das Verfassen einer formellen Einladung zu einer ziemlich schwierigen Aufgabe macht. Sie sollten auch bedenken, dass alles, was Sie schreiben, in den meisten Fällen von Personen in leitenden Positionen in anderen Unternehmen gelesen wird, zu denen auch die Partner Ihres Unternehmens gehören könnten.
Das Verfassen einer formellen Einladung zu einer Veranstaltung hört sich komplizierter an, als es tatsächlich ist. Deshalb wird dieser Artikel Sie bei der Vorbereitung dieser Art von Einladungen unterstützen, indem er Ihnen Tipps gibt und auf die richtigen Vorsichtsmaßnahmen hinweist, die Sie treffen müssen.
Bevor Sie Vorschläge unterbreiten, sollten Sie sich über die Veranstaltung selbst informieren und Informationen über die Gäste einholen, einschließlich ihrer Liste, der vollständigen Namen der Positionen, die sie innehaben, oder des Unternehmens und natürlich ihrer Kontaktdaten.
Auf diese Weise erhalten Sie eine klarere und vollständigere Vorstellung von der Initiative, die es Ihnen ermöglicht, die Einladung auf die richtige Weise auszusprechen.
Sobald Sie alle erforderlichen Informationen gesammelt haben, können Sie mit der Vorbereitung Ihrer Einladungen beginnen.
Geben Sie die richtigen Informationen ein
Die Einladung sollte spezifische Informationen enthalten, damit die Empfänger klar verstehen können, um welche Art von Initiative es sich handelt und von wem sie gefördert wird, und damit sie leicht zum Veranstaltungsort gelangen können.
Daher sollten die folgenden Elemente auf Ihrer offiziellen Einladung zu einer Veranstaltung nicht fehlen:
- Name Ihres Unternehmens oder Vorname und Name der Person, von der die Einladung ausgeht.
- Vor- und Nachname des Gastes, wobei der akademische Titel immer vorangestellt wird.
- Die Art der Veranstaltung: Geben Sie an, ob es sich um ein Abendessen, ein Mittagessen, eine Konferenz oder ein Konzert handelt.
- Der Ort der Veranstaltung, einschließlich der Adresse natürlich.
- Das Datum und die Uhrzeit, damit der Gast rechtzeitig Vorbereitungen treffen kann.
- Eine Kontaktperson, vorzugsweise eine Telefonnummer zur Bestätigung der Teilnahme.
- Anweisungen zum Anziehen.
Den richtigen Ton treffen
Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie in Ihrer formellen Einladung schreiben müssen, ist es wichtig, die richtige Art und Weise zu finden, wie Sie sie schreiben.
Angesichts der Art der Kommunikation ist die zu verwendende Sprache von grundlegender Bedeutung: Förmliche Einladungen zu Veranstaltungen sollten immer klar und prägnant, aber auch elegant sein. Es wird empfohlen, eine höfliche und zuvorkommende Sprache zu verwenden, die richtige Begrüßung zu geben, aber nicht zu viele Worte zu machen; schließlich handelt es sich um eine Einladung, so dass es nicht nötig ist, viel mehr als die oben beschriebenen Informationen zu sagen.
Für Ihre Einladung zu einer formellen Veranstaltung ist die Verwendung der dritten Person Singular unerlässlich. Die Verwendung dieser Form ist in der Tat gleichbedeutend mit Höflichkeit und verleiht der gesamten Kommunikation einen offizielleren Ton.
Auswahl des Formats und Layouts Ihrer Einladung
Das Wichtigste ist die Qualität des Papiers. Die Verwendung eines schweren Gewichts erhöht die Qualität Ihrer Einladung und macht sie durch ihre ästhetische und haptische Wirkung eleganter und raffinierter.
Egal, ob Sie sich für eine Karte oder eine Klappkarte entscheiden, denken Sie immer daran, sie in einem personalisierten Umschlag zu verschicken, der das Firmenlogo tragen sollte, wenn es sich um eine Firmenveranstaltung handelt. Achten Sie auch hier besonders auf die Qualität des Papiers und vergessen Sie nicht, den Namen des Empfängers darauf zu schreiben, wie es in diesem Artikel beschrieben ist.
Wenn es um die Präsentation Ihrer formellen Einladung zu einer Veranstaltung geht, sollte sie so nüchtern und raffiniert wie möglich sein. Vermeiden Sie daher das Einfügen von Bildern, beschränken Sie sich auf das Firmenlogo und strukturieren Sie den Textkörper, indem Sie ihn zentrieren und in der Präsentation luftig gestalten. Wenn Sie diese Tipps befolgen, wird Ihre Einladung leicht zu lesen, ordentlich und übersichtlich sein.
Jetzt, wo Sie wissen, was und wie Sie es schreiben sollen, machen Sie sich an die Arbeit und beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer formellen Einladungen für Veranstaltungen: Sie können sie dann dank des hochwertigen Service Ihrer Anbieter problemlos drucken.
Erstellung von Werbematerial
Wenn Sie eine große Unternehmensveranstaltung organisieren, z. B. einen nationalen oder internationalen Kongress, ein Treffen mit prominenten Gästen oder eine Wohltätigkeitsveranstaltung, empfiehlt es sich, eine Informationsbroschüre zu erstellen, die an die Teilnehmer verteilt wird und das Veranstaltungsprogramm sowie alle relevanten Informationen enthält.
Über das Internet können Sie in wenigen Schritten Ihre eigenen Broschüren erstellen: Sie müssen nur das Produkt nach Ihren Wünschen einrichten und dann die Datei mit den zu druckenden Grafiken und Texten hochladen.
Um die Veranstaltung bekannt zu machen, ist es außerdem oft sinnvoll, Flyer zu erstellen, die innerhalb des Unternehmens oder an Kunden und Partner verteilt werden, oder Plakate zu erstellen, die in den Räumlichkeiten des Unternehmens oder am gewählten Veranstaltungsort aufgehängt werden, um den Kunden das Programm des Tages zu erläutern.
Herausgabe einer Pressemitteilung
Bei der Organisation eines hochkarätigen Firmenevents ist es wichtig, an eine Pressemitteilung zu denken, die nicht nur das Event selbst, sondern auch und vor allem das veranstaltende Unternehmen hervorhebt, um die Identität der Marke in den Augen der Öffentlichkeit zu stärken.
In diesem Fall sollte die Marketingabteilung oder der Fachmann, der für die Werbung für die Unternehmensveranstaltung zuständig ist, die Pressemitteilung verfassen und darauf achten, dass diese Informationen enthalten sind:
Die Pressemitteilung sollte zusammen mit der Informationsbroschüre, die alle Einzelheiten enthält, an alle lokalen oder überregionalen Zeitungen, Radio- und Fernsehsender geschickt werden, damit diese darüber berichten und so zur Förderung der Veranstaltung beitragen können.
Online-Werbung für das Firmenevent
Heute kann kein Unternehmen mehr auf die Nutzung des Internets für seine Werbeaktivitäten verzichten.
Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, sollten Sie sich daher immer Zeit für die Online-Werbung nehmen: Wenn Sie bereits eine Pressemitteilung verfasst haben, können Sie diese verwenden und zusammen mit der Informationsbroschüre auf der Website Ihres Unternehmens und in den Ihrem Unternehmen gewidmeten Bereichen der verschiedenen sozialen Netzwerke veröffentlichen. Im Internet sollten Sie außerdem die wichtigsten Aspekte Ihrer Veranstaltung hervorheben: Wenn beispielsweise berühmte Persönlichkeiten anwesend sein werden, sollten Sie versuchen, dieses Detail hervorzuheben, insbesondere in den sozialen Netzwerken.
Kommunikation über Mailinglisten
Alle Unternehmen organisieren ihre Kontakte in der Regel in Mailinglisten, die sie z. B. in Kunden, Partner oder Mitarbeiter unterteilen.
Nach dem Versand der Einladung zum Firmenevent, insbesondere wenn die Veranstaltung mehrere Monate nach der Mitteilung stattfindet, ist es ratsam, Ihre Gäste mit einer Nachricht über die Mailingliste daran zu erinnern und sie aufzufordern, falls sie dies noch nicht getan haben, mitzuteilen, ob sie teilnehmen werden oder nicht, damit Sie eine Liste der Teilnehmer und möglicher Begleitpersonen erstellen können.
Jetzt, wo Sie wissen, wie Sie ein Firmenevent organisieren können, müssen Sie sich nur noch an die Erstellung Ihres Werbematerials machen!